Ako želite povećati produktivnost na poslu, počnite tako što ćete smanjiti broj prekida, jasno odrediti šta je najvažnije i raditi u kraćim, fokusiranim blokovima. Najviše pomaže jednostavan sistem: jedan popis zadataka, realan plan za dan i redovna kratka provjera napretka.
Odredite šta stvarno mora biti gotovo danas
Prvi korak nije da radite više, nego da izaberete manje stvari koje zaista imaju smisla za taj dan. Kada je lista preduga, fokus brzo pada, a vrijeme odlazi na prebacivanje s jednog zadatka na drugi.
Napravite tri grupe:
- hitno i važno
- važno, ali ne mora odmah
- sitnice koje možete odložiti
Zatim odaberite najviše nekoliko zadataka koje želite završiti do kraja radnog dana. Ako pokušate sve, često ne završite ništa kako treba.
Pripremite radno mjesto prije nego što počnete
Produktivnost često pada zbog sitnih smetnji koje se ponavljaju: otvorene kartice, obavijesti, razbacane bilješke, stalno traženje datoteka. Zato prije početka rada sredite ono što vas usporava.
Uradite ovo:
- zatvorite sve što vam trenutno ne treba
- ostavite otvoren samo alat ili dokument na kojem radite
- pripremite vodu, bilješke i sve što vam je potrebno za naredni blok rada
- utišajte obavijesti koje nisu važne
Ako radite u uredu s mnogo ljudi, dogovorite vrijeme kada vas kolege mogu pitati za nešto hitno, a ostalo rješavajte u unaprijed dogovorene periode.
Radite u blokovima, a ne nasumično
Mnogo ljudi izgubi tempo jer stalno počinje ispočetka. Bolje je raditi u kraćim blokovima s kratkim pauzama između njih. Tako lakše održavate koncentraciju i manje se umarate.
Možete koristiti alat ispod članka, Pomodoro tajmer, ako vam odgovara rad po unaprijed postavljenim intervalima rada i pauze.
Odaberite jedan zadatak
Počnite s jednim zadatkom i ne mijenjajte ga dok ne dođete do jasne tačke prekida. Ako usput skočite na nešto drugo, vraćanje u fokus će trajati duže.
Radite bez prekida do prve pauze
Tokom bloka rada izbjegavajte provjeravanje poruka, e-maila i društvenih mreža. Ako vam nešto drugo padne na pamet, zapišite i vratite se na zadatak.
Napravite kratku pauzu
Nakon rada ustanite, protegnete se, popijte vodu ili se udaljite od ekrana. Pauza neka vam stvarno odmori pažnju, a ne da vas uvede u novu seriju ometanja.
Ponovite i procijenite napredak
Nakon nekoliko blokova pogledajte šta ste zaista završili. Ako jedan zadatak stalno traje predugo, podijelite ga na manje dijelove za sljedeći put.
Smanjite prekide koji vam jedu vrijeme
Prekidi su često najveći razlog zbog kojeg dan prođe, a vi imate osjećaj da ništa niste stigli. Nije problem samo u količini posla nego i u broju puta kada morate ponovno uhvatiti nit.
Pokušajte ovo:
- dogovorite vrijeme za odgovaranje na poruke i e-mailove
- isključite nepotrebne obavijesti
- ako dijelite prostor, javite da ste u fokusu i kada ćete biti dostupni
- koristite slušalice ako vam pomažu da vas ljudi manje prekidaju
Ako vam posao zavisi od stalne komunikacije, odredite kratke periode za provjeru poruka umjesto da reagujete odmah na svaku notifikaciju.
Pišite jednostavno i vidljivo
Dobar sistem rada ne mora biti složen. Bitno je da ga možete pratiti bez puno razmišljanja. Jedna lista zadataka je često bolja od više različitih bilješki po telefonima, papirima i aplikacijama.
Koristite format koji vam je najlakši:
- dnevna lista na papiru
- bilješka u telefonu
- aplikacija za zadatke
- tablica ili dokument ako radite timski
Ključno je da svaki zadatak ima sljedeći jasan korak. Umjesto „završiti izvještaj“, napišite šta tačno prvo treba uraditi: prikupiti podatke, srediti nacrt ili provjeriti finalnu verziju.
Radite na energiji, ne samo na vremenu
Nekada je problem što pokušavate najteže stvari raditi kada ste već mentalno umorni. Zbog toga je korisno da najzahtjevnije zadatke stavite u dio dana kada ste najbistriji.
Obratite pažnju na to kada vam je fokus najbolji:
- odmah na početku smjene
- nakon prve kafe ili doručka
- prije ručka
- u periodu kada je u uredu najtiše
Lakše zadatke ostavite za trenutke kada vam koncentracija padne. Tako i sporiji dio dana može biti koristan.
Naučite reći ne dodatnom poslu kada je dan već pun
Ako stalno prihvatate nove obaveze, teško ćete držati kvalitet i rokove. Produktivnost nije samo brzina nego i sposobnost da zaštitite vrijeme za ono što je već dogovoreno.
Prije nego što pristanete na novi zadatak, provjerite:
- da li je hitan
- da li ga možete uklopiti bez rušenja ostalih obaveza
- šta od postojećih zadataka zbog toga mora sačekati
Ako nešto ne možete preuzeti odmah, recite kada možete pogledati ili kada imate prvi slobodan termin. To je često bolje nego da kažete da, a onda kasnite na sve strane.
Pratite šta vam stvarno pomaže
Nema jednog sistema koji odgovara svima. Nekome odgovara tišina, nekome kratki blokovi rada, nekome rana jutarnja rutina. Zato je korisno da nekoliko dana pratite šta vam donosi najbolji rezultat.
Zapišite:
- kada ste bili najkoncentrisaniji
- koji vas je zadatak najviše usporio
- šta vas je najčešće prekidalo
- u kojem dijelu dana ste završili najviše posla
Nakon toga lakše prilagodite raspored bez nagađanja. Ne morate mijenjati sve odjednom; često je dovoljno ukloniti jednu veliku smetnju da rad odmah postane lakši.
Kada vam treba dodatna podrška
Ako radite u timu, korisno je da se dogovorite oko jasnih rokova, kratkih provjera statusa i pravila za komunikaciju. Ako vam posao uključuje mnogo ponavljajućih koraka ili dokumentacije, razmislite kako da ih standardizujete da ne izmišljate isti redoslijed svaki put.
Za organizaciju dokumenata i pisanje profesionalnih materijala može pomoći i povezani vodič o pisanju CV-a, a za rad u Wordu i automatizaciju sadržaja pogledajte temu o sadržaju u Wordu. To su korisni koraci ako vam dio posla zavisi od urednih fajlova i bržeg snalaženja u dokumentima.